Digitalisierung, moderne Verwaltung und IT-Sicherheit

Digitalisierung ist seit vielen Jahren in aller Munde. Der Begriff wird inzwischen so häufig verwendet, dass beinahe der Eindruck entstehen könnte, es handle sich um ein bereits umfassend bearbeitetes oder sogar abgeschlossenes Thema. Tatsächlich stehen viele Kommunen jedoch noch am Anfang einer tiefgreifenden digitalen Modernisierung.

Digitalisierung bedeutet dabei nicht lediglich, Papierformulare als PDF-Dateien ins Internet zu stellen. Es geht vielmehr darum, Verwaltungsprozesse vollständig neu zu denken, unnötige Arbeitsschritte abzubauen und Leistungen einfacher, schneller und bürgerfreundlicher anzubieten. Ein digitaler Antrag entfaltet beispielsweise nur dann seinen vollen Nutzen, wenn die angegebenen Daten anschließend automatisiert weiterverarbeitet werden können und nicht von Beschäftigten erneut in andere Systeme übertragen werden müssen.

Für den Freistaat Sachsen ist diese Aufgabe von besonderer Bedeutung. Neben den kreisfreien Städten Dresden, Leipzig und Chemnitz gibt es zahlreiche Landkreise, Mittelstädte, Kleinstädte und ländlich geprägte Gemeinden. Diese verfügen über sehr unterschiedliche finanzielle, personelle und technische Voraussetzungen. Während größere Verwaltungen eigene IT-Abteilungen unterhalten können, sind kleinere Kommunen häufig auf externe Dienstleister, kommunale Kooperationen und landesweit bereitgestellte Lösungen angewiesen.

Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie muss deshalb sowohl einheitliche Standards schaffen als auch die unterschiedlichen Bedingungen vor Ort berücksichtigen. Ziel muss eine moderne Verwaltung sein, die für Bürger und Unternehmen leicht erreichbar ist, effizient arbeitet und gleichzeitig sicher, transparent und verlässlich bleibt.

Bürgerfreundliche digitale Verwaltungsleistungen

Bürger sollen Verwaltungsleistungen möglichst einfach finden, beantragen und nachvollziehen können. Dafür braucht es übersichtliche digitale Zugänge, verständliche Sprache und Verfahren, die nicht an kommunalen Zuständigkeitsgrenzen scheitern.

Viele Anliegen sollten vollständig digital erledigt werden können – von der Antragstellung über das Einreichen von Nachweisen und die Bezahlung von Gebühren bis zur Zustellung eines Bescheids. Gleichzeitig muss es weiterhin persönliche, telefonische und schriftliche Zugangswege geben. Digitalisierung darf insbesondere ältere Menschen, Menschen mit Behinderungen, Personen mit geringen Deutschkenntnissen oder Bürger ohne eigene digitale Endgeräte nicht von Verwaltungsleistungen ausschließen.

Ein modernes digitales Angebot sollte daher folgende Grundsätze erfüllen:

Verwaltungsleistungen müssen leicht auffindbar sein.
Formulare sollten verständlich und barrierefrei gestaltet werden.
Bereits bekannte Daten sollten nicht mehrfach abgefragt werden.
Der Bearbeitungsstand eines Antrags sollte nachvollziehbar sein.
Nachweise sollten sicher digital eingereicht werden können.
Gebühren sollten über gängige digitale Zahlungsarten beglichen werden können.
Bescheide und Rückfragen sollten auf Wunsch digital zugestellt werden.
Persönliche Ansprechpartner müssen weiterhin erreichbar bleiben.
Digitale Verfahren sollten auch auf Smartphones und Tablets funktionieren.
Informationen sollten bei Bedarf mehrsprachig angeboten werden.

Bürgerfreundlichkeit bedeutet dabei nicht nur, neue Portale einzuführen. Auch bestehende Prozesse müssen regelmäßig daraufhin überprüft werden, ob sie noch notwendig, verständlich und effizient sind.

Verwaltungsreform und klare Zuständigkeiten

Die Digitalisierung kann nur erfolgreich sein, wenn zuvor Zuständigkeiten und Abläufe geklärt werden. Unübersichtliche Verfahren werden nicht automatisch besser, nur weil sie digital abgebildet werden. Im schlimmsten Fall wird ein komplizierter analoger Prozess lediglich in ein ebenso kompliziertes Onlineformular übertragen.

Vor der technischen Umsetzung sollte daher geprüft werden:

Welche Behörde ist für eine Leistung verantwortlich?
Welche Informationen werden tatsächlich benötigt?
Welche Arbeitsschritte können entfallen?
Wo werden dieselben Daten mehrfach erhoben?
Welche Entscheidungen können standardisiert werden?
Welche Verfahren können gemeinsam durch mehrere Kommunen betrieben werden?
Wo bestehen unnötige Medienbrüche zwischen Papier und digitalen Systemen?
Welche gesetzlichen oder organisatorischen Vorgaben verhindern eine einfachere Bearbeitung?

Für Bürger und Unternehmen muss eindeutig erkennbar sein, an welche Stelle sie sich mit ihrem Anliegen wenden können. Zuständigkeitsfragen zwischen Gemeinden, Landkreisen und Landesbehörden dürfen nicht auf dem Rücken der Antragsteller ausgetragen werden. Eine zentrale Anlaufstelle kann Anträge entgegennehmen und anschließend intern an die zuständige Behörde weiterleiten.